Inhaltsverzeichnis
Die Digitalisierung macht auch vor dem Dokumentenwesen keinen Halt. PDF-Dateien sind in Unternehmen, Behörden und öffentlichen Einrichtungen zum Standard für die Bereitstellung von Informationen geworden – ob Broschüren, Berichte, Whitepaper oder Schulungsunterlagen. Gleichzeitig wachsen die Anforderungen in puncto digitaler Inklusion: Menschen mit Sehbeeinträchtigungen, kognitiven Einschränkungen oder motorischen Behinderungen müssen ebenfalls ungehinderten Zugang zu diesen Inhalten haben.
Damit ein PDF-Dokument „barrierefrei“ ist, muss es verschiedene Anforderungen erfüllen: Es sollte nach dem PDF/UA-Standard aufgebaut sein, korrekte Tags verwenden, Alternativtexte für Bilder bieten und eine saubere Lese-Reihenfolge aufweisen. Nur so können Screenreader und andere Assistenztechnologien die Inhalte zuverlässig erfassen und vorlesen. Rechtliche Bestimmungen wie das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG), die BITV (Barrierefreie Informationstechnik-Verordnung) und die internationalen WCAG-Richtlinien fordern von Unternehmen ebenso wie von öffentlichen Einrichtungen, digitale Inhalte barrierefrei anzubieten.
In diesem Leitfaden erfährst du Schritt für Schritt, wie du mit den gängigen Tools – Microsoft Word, Adobe InDesign und Adobe Acrobat – PDF-Dokumente erstellst, die diesen Ansprüchen gerecht werden. Wir beschreiben die wichtigsten Verfahren, geben dir Checklisten an die Hand und zeigen an praxisnahen Beispielen, was es zu beachten gilt. Regelmäßige Audits und Schulungen sind essenziell, um dauerhaft hohe Standards zu sichern. An dieser Stelle kommt das IFDB – Institut für digitale Barrierefreiheit ins Spiel: Wir bieten dir umfassende Beratungen, zertifizierte Audits und zielgerichtete Schulungen, damit deine Dokumente 100 % gesetzeskonform und gleichzeitig nutzerfreundlich sind.
2. Grundlagen der PDF-Barrierefreiheit
2.1 Definition und Standards (PDF/UA, WCAG)
Ein barrierefreies PDF ist so erstellt, dass es von allen Menschen – einschließlich Personen mit Behinderungen – uneingeschränkt genutzt werden kann. Dies gelingt durch:
-
Korrekte Tag-Struktur:
Überschriften, Absätze, Listen, Tabellen und andere Elemente müssen semantisch gekennzeichnet sein, damit Screenreader sie in logischer Reihenfolge vorlesen können. -
Alternativtexte für Bilder:
Jede Grafik oder jedes Foto, das wichtige Informationen enthält, benötigt eine aussagekräftige Bildbeschreibung (Alt-Text). -
Formulare und interaktive Elemente:
Sämtliche Buttons, Eingabefelder und Links müssen korrekt beschriftet sein, damit sie mit Tastatur oder Screenreader bedienbar sind. -
PDF/UA-Standard:
Dieser ISO-Standard (ISO 14289) definiert verbindliche Kriterien für barrierefreie PDFs, darunter die Anwendung von Tags, die Lese-Reihenfolge und die Einbindung von Metadaten. -
WCAG-Kriterien:
Obwohl die WCAG (Web Content Accessibility Guidelines) sich vorrangig auf Webseiten beziehen, sind die dort festgelegten Prinzipien (Wahrnehmbarkeit, Bedienbarkeit, Verständlichkeit, Robustheit) auch auf PDF-Dokumente übertragbar.
2.2 Gesetzliche Vorgaben und Vorteile
Gesetzliche Rahmenbedingungen:
-
BFSG: Das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz schreibt ab 28. Juni 2025 vielen Unternehmen die barrierefreie Bereitstellung digitaler Angebote vor.
-
BITV: Für öffentliche Einrichtungen in Deutschland gilt bereits die Verpflichtung, ihre digitalen Inhalte barrierefrei zu gestalten.
-
EU-Richtlinie 2102: Regelt auf europäischer Ebene die Zugänglichkeit von Websites und mobilen Anwendungen öffentlicher Stellen.
Vorteile einer barrierefreien PDF-Gestaltung:
-
Gesetzeskonformität: Unternehmen vermeiden rechtliche Risiken und Abmahnungen.
-
Bessere SEO: Suchmaschinen lesen korrekt getaggte PDFs besser aus.
-
Professionelles Image: Eine inklusiv denkende Organisation wirkt modern und verantwortungsbewusst.
-
Nutzerzufriedenheit: Dokumente, die leicht navigierbar und verständlich sind, kommen bei allen Zielgruppen gut an.
Für Unternehmen, die unsicher sind, was genau zu tun ist, oder eine zielgerichtete Expertise benötigen, steht das IFDB – Institut für digitale Barrierefreiheit zur Verfügung. Durch Workshops und externe Audits stellen wir sicher, dass deine Dokumente den PDF/UA- und WCAG-Standards entsprechen.
3. Barrierefreie PDF-Erstellung mit Microsoft Word
Microsoft Word ist vielerorts das Standardwerkzeug zur Erstellung von Textdokumenten. Mit einigen gezielten Einstellungen und dem richtigen Vorgehen erreichst du problemlos barrierefreie Ergebnisse, die beim PDF-Export erhalten bleiben.
3.1 Dokumentvorbereitung und Strukturierung
-
Formatvorlagen für Überschriften verwenden:
Nutze Word-Vorlagen wie „Überschrift 1“, „Überschrift 2“ etc., statt Überschriften manuell zu formatieren. So können Screenreader später die Hierarchie erkennen. -
Listen und Tabellen sauber anlegen:
Verwende echte Listen und Tabellen-Funktionen statt Leerzeichen oder Tabs. -
Konsistente Formatierung:
Wähle ein klares, gut lesbares Schriftbild und sorge für ausreichende Kontraste.
3.2 Integrierte Barrierefreiheitsprüfung in Word
-
Aufruf:
Über „Datei > Informationen > Auf Probleme überprüfen > Barrierefreiheit prüfen“ startest du die integrierte Prüfung. -
Typische Fehlerbeispiele:
Fehlende Alt-Texte, unklare Überschriftenstruktur oder zu verschachtelte Tabellen. -
Korrekturen durchführen:
Beseitige die vom Tool angezeigten Fehler – z. B. füge Alt-Texte für Abbildungen hinzu, formatiere Tabellen um oder passe Formatvorlagen an.
3.3 PDF-Export aus Word
-
Export als PDF:
Wähle „Datei > Speichern unter“ und das Format „PDF (*.pdf)“. -
Optionen:
Aktiviere „Dokumentstruktur-Tags für Barrierefreiheit verwenden“. Damit überträgt Word sämtliche semantischen Informationen (Überschriften, Listen, Tabellen) ins PDF. -
Abschließender Check:
Öffne das erstellte PDF in Adobe Acrobat und führe eine zusätzliche Prüfung durch (siehe Abschnitt 5), um sicherzugehen, dass alles korrekt übernommen wurde.
Vorteil von Word:
Die meisten Mitarbeiter kennen Word bereits, sodass ein verhältnismäßig geringer Schulungsaufwand entsteht, um barrierefreie PDFs zu erstellen. Das IFDB – Institut für digitale Barrierefreiheit kann dich bei der Feinabstimmung deiner Workflows unterstützen und dir zeigen, wie du die integrierte Prüfung bestmöglich einsetzt.
4. Barrierefreie PDF-Erstellung mit Adobe InDesign
Adobe InDesign ist das Standardwerkzeug für professionelles Layout und Desktop-Publishing. Für ansprechend designte Broschüren, Magazine oder andere hochwertige Publikationen bietet es umfangreiche Barrierefreiheits-Features.
4.1 Einrichtung des InDesign-Dokuments
-
Absatz- und Zeichenstile definieren:
Lege für Überschriften, Fließtext, Listen und Tabellen eigene Absatzstile an. Diese Styles legen nicht nur das Design fest, sondern sorgen auch dafür, dass beim Export in PDF die logische Struktur erhalten bleibt. -
Farbkontraste und Lesbarkeit:
Sorge für ausreichende Kontraste – idealerweise orientiert an WCAG-Vorgaben (mindestens 4,5:1 für Fließtexte). -
Alternativtexte und Metadaten:
InDesign ermöglicht dir, für Grafiken und Objekte bereits im Layout Alt-Texte zu hinterlegen. Nutze diese Funktion konsequent.
4.2 Tagging und strukturierte Inhalte
-
Tags zuweisen:
Setze die richtigen Tags (z. B. <H1>, <H2>, <P> usw.), damit das Dokument später die semantische Struktur wiedergibt. -
Bildunterschriften und Beschreibungen:
Für Bilder, Diagramme oder andere Grafikelemente, die wichtige Informationen enthalten, musst du beschreibende Alt-Texte hinterlegen. -
Tabellen und Listen:
Erstelle diese Elemente mit den InDesign-eigenen Werkzeugen, damit sie vom Screenreader korrekt erkannt werden.
4.3 Export-Optionen und Barrierefreiheit
-
Export als PDF:
Wähle „Datei > Exportieren“ und als Format „Adobe PDF (Print)“ oder „Adobe PDF (Interactive)“, je nachdem, ob dein Dokument interaktive Elemente enthält. -
Barrierefreiheits-Einstellungen im Exportdialog:
Aktiviere „Tagged PDF“ oder eine vergleichbare Option, damit InDesign die zuvor festgelegten semantischen Informationen ins PDF überträgt. -
Nachkontrolle in Acrobat:
Öffne das exportierte PDF in Adobe Acrobat und führe eine Barrierefreiheitsprüfung durch, um sicherzustellen, dass alle Tags korrekt übernommen wurden.
Vorteil von InDesign:
Aufwendige Layouts und anspruchsvolle Gestaltung lassen sich so umsetzen, dass die Struktur und Barrierefreiheit nicht auf der Strecke bleiben. Durch Workshops und Checklisten von dem IFDB – Institut für digitale Barrierefreiheit lernst du, wie du bereits während des Layouts sämtliche Anforderungen an PDF/UA einhältst.
5. Nachbearbeitung und Optimierung mit Adobe Acrobat
Auch wenn du dein Dokument in Word oder InDesign bereits sorgfältig vorbereitet hast, darf eine abschließende Optimierung in Adobe Acrobat nicht fehlen. Hier überprüfst du, ob alle Tags korrekt übertragen wurden, und passt interaktive Elemente bei Bedarf an.
5.1 Barrierefreiheitsprüfung und Tag-Anpassung
-
Prüftool starten:
Öffne das PDF in Adobe Acrobat Pro und wähle „Werkzeuge > Barrierefreiheit > Prüfen“. Das Tool generiert einen detaillierten Bericht, der eventuelle Fehler aufzeigt. -
Tag-Baum inspizieren:
Unter „Werkzeuge > Barrierefreiheit > Tags“ lässt sich der Tag-Baum darstellen. Hier kannst du per Drag & Drop die Reihenfolge verändern oder falsche Zuweisungen korrigieren. -
Lese-Reihenfolge festlegen:
Nutze das Lese-Reihenfolge-Werkzeug, um sicherzustellen, dass Screenreader den Inhalt in der logischen Reihenfolge erfassen.
5.2 Feinschliff für interaktive Elemente
-
Formulare und Buttons:
Achte darauf, dass jedes interaktive Element einen sinnvollen Namen besitzt. Formularfelder benötigen Labels, die dem Screenreader verraten, was dort einzugeben ist. -
Links und Schaltflächen:
Statt „Hier klicken“ sollte ein Linktext den Zweck beschreiben, z. B. „Registrierungsformular herunterladen“. -
Dynamische Inhalte (ARIA):
Bei komplexen PDFs mit ausklappbaren Bereichen oder dynamischen Änderungen muss die ARIA-Implementierung stimmen – sprich, geänderte Zustände müssen Screenreadern korrekt gemeldet werden.
5.3 Abschließender Test und finaler Export
-
Speichern und erneut prüfen:
Nachdem du alle Fehler behoben hast, speichere das PDF erneut ab. -
Screenreader-Test:
Teste das Dokument mithilfe von NVDA, JAWS oder VoiceOver, um sicherzugehen, dass alle Änderungen auch in der Praxis wirken.
Vorteil von Acrobat:
Es ist das optimale Werkzeug für die Feinkorrektur. Hier siehst du direkt, wo Strukturierungsfehler liegen, und kannst sie beheben. Das IFDB – Institut für digitale Barrierefreiheit unterstützt dich mit praxisnahen Kursen, in denen du lernst, Tagging, Lese-Reihenfolge und ARIA-Attribute professionell einzusetzen.
6. Checklisten, Best Practices und häufige Fehlerquellen
6.1 Kompakte Gesamt-Checkliste
-
Dokumentvorbereitung (Word/InDesign):
-
Struktur: Überschriften, Listen, Tabellen
-
Alt-Texte für Bilder
-
Integrierte Barrierefreiheitsprüfung durchführen
-
-
Export als PDF:
-
Tags und Formatvorlagen beibehalten
-
Gegebenenfalls PDF/A für Archivierung aktivieren
-
-
Nachbearbeitung in Acrobat:
-
Barrierefreiheitsprüfung durchführen
-
Tag-Baum und Lese-Reihenfolge optimieren
-
Interaktive Elemente (Formulare, Links) checken
-
-
Abschließender Test:
-
Screenreader-Test (NVDA, JAWS, VoiceOver)
-
Feedback von betroffenen Nutzern einholen
-
-
Regelmäßige Updates:
-
Schulungen für das Team
-
Audits durch externe Experten (z. B. das IFDB)
-
Integrierter Prozess im CI/CD
-
6.2 Best-Practice-Beispiele
-
Öffentliche Verwaltung:
Eine Behörde wandelt sämtliche Rundschreiben in barrierefreie PDFs um. Durch die konsequente Nutzung von Formatvorlagen in Word und anschließende Nachbearbeitung in Acrobat bestätigen Screenreader-Tests eine deutliche Verbesserung der Zugänglichkeit. -
Agentur für Marketingbroschüren:
Ein Kreativ-Team erstellt Hochglanz-Broschüren in InDesign, versieht alle Bilder mit Alt-Tags und nutzt einheitliche Absatzstile. Eine gründliche Abschlussprüfung in Acrobat bestätigt eine 100 % gesetzeskonforme Barrierefreiheit. -
Interne Berichte:
Ein Unternehmen erstellt interne PDF-Berichte in Word. Mithilfe der integrierten Barrierefreiheitsprüfung und anschließender Optimierung in Acrobat wird sichergestellt, dass die Berichte von allen Mitarbeitern, auch jenen, die auf Screenreader angewiesen sind, problemlos genutzt werden können.
6.3 Tipps und Tricks für den laufenden Betrieb
-
Vorlagenbibliothek einrichten:
Richten in Word und InDesign Vorlagen ein, die bereits barrierefreie Formatierungen, Farbkontraste und Stilvorlagen enthalten. -
Verzeichnis mit Alternativtexten:
Erstelle ein internes Glossar, in dem häufig verwendete Bilder und passende Alt-Texte gespeichert werden – so reduzierst du den Aufwand bei wiederkehrenden Dokumenten. -
Automatisierte Quick-Checks:
Nutze Tools wie Axe Accessibility Checker oder Lighthouse, um erste Hinweise auf mögliche Fehlerquellen zu erhalten.
7. Nachhaltigkeit und kontinuierliches Monitoring
7.1 Regelmäßige Audits und Updates
Barrierefreiheit ist kein Einmal-Projekt. Neue Dokumente, Software-Updates oder veränderte Layouts können erneut Barrieren erzeugen. Daher sind regelmäßige Überprüfungen unerlässlich.
-
Interne Audits:
Führe regelmäßige (z. B. monatliche oder quartalsweise) Kontrollen deiner PDF-Dokumente durch, um neue Probleme frühzeitig zu erkennen. -
Externe Audits durch das IFDB:
Ein unabhängiger Blick von außen deckt oft Probleme auf, die intern übersehen werden. Durch ein externes Audit erhältst du ein Zertifikat, das den hohen Standard deiner PDFs bestätigt.
7.2 Einbindung in den CI/CD-Prozess
Für Organisationen, die ihre Dokumente automatisiert erstellen (z. B. per Skript oder CMS), lohnt sich die Integration in den Continuous-Integration-/Continuous-Delivery-Prozess. So wird jedes neu generierte PDF automatisiert auf Barrierefreiheit getestet, bevor es publiziert wird.
7.3 Schulungen und Weiterbildungsangebote
-
Workshops und Seminare:
Das IFDB – Institut für digitale Barrierefreiheit bietet praxisnahe Trainings für Word, InDesign und Acrobat an, in denen dein Team die Feinheiten des Taggings, der Lese-Reihenfolge und der ARIA-Attribute erlernt. -
E-Learning-Module:
Flexibel und ortsunabhängig kannst du deine Teams in digitalen Lernformaten schulen.
8. Zusammenfassung und Empfehlungen
Die Erstellung barrierefreier PDF-Dokumente klingt zunächst komplex, ist aber gut handhabbar, wenn du folgende Prinzipien beachtest:
-
Frühzeitig planen:
Baue Barrierefreiheit bereits in die Dokumentenerstellung mit Word oder InDesign ein. -
Regelmäßig überprüfen:
Nutze die integrierten Prüfungen und ergänze eine Nachbearbeitung in Adobe Acrobat. -
Automatisieren:
Integriere die Barrierefreiheitschecks in deinen Veröffentlichungsprozess. -
Mitarbeiter schulen:
Mit dem richtigen Know-how im Team minimierst du Fehlerquellen und sorgst für einen hohen Qualitätsstandard. -
Externe Expertise:
Lass dich durch Audits, Schulungen und Beratungen durch das IFDB – Institut für digitale Barrierefreiheit begleiten, um 100 % gesetzeskonforme Ergebnisse zu erzielen.
So stellst du sicher, dass deine PDF-Dokumente nicht nur ästhetisch ansprechend und funktional, sondern auch für alle Nutzergruppen zugänglich sind.
9. Ausblick: Zukunft der barrierefreien PDF-Dokumente
Der Trend zur digitalen Inklusion wird sich weiter verstärken – nicht nur aufgrund gesetzlicher Vorgaben. Unternehmen, die proaktiv handeln und barrierefreie Dokumente bereitstellen, profitieren von:
-
Positivem Image und Alleinstellungsmerkmal:
In Zeiten wachsenden Sozialbewusstseins gilt „Inklusion“ als klares Bekenntnis zu Modernität und Verantwortung. -
Erweiterter Reichweite:
Barrierefrei bedeutet nutzerfreundlich. Das verbessert die Nutzererfahrung für alle – nicht nur für Menschen mit Behinderungen. -
Möglichkeit automatisierter Lösungen:
Künstliche Intelligenz und Cloud-Services könnten künftig standardmäßig Tools zur Erstellung barrierefreier PDFs beinhalten, was den Prozess weiter vereinfacht.
10. Die Vorteile von dem IFDB – Institut für digitale Barrierefreiheit
Du fragst dich, wie du Barrierefreiheit in deinem Unternehmen langfristig verankern kannst? Hier kommt das IFDB – Institut für digitale Barrierefreiheit ins Spiel. Wir sind dein kompetenter Partner, wenn es um Aufklärung, Umsetzung und Optimierung aller digitalen Barrierefreiheitsprozesse geht:
-
Umfassende Beratung und Workshops:
Ob du eine Übersicht über PDF/UA, WCAG und BITV benötigst oder eine maßgeschneiderte Schulung für deine Design- und Redaktionsteams – wir decken alle Aspekte ab. -
Zertifizierte Audits:
Externe Prüfungen mit offiziellem Zertifikat, das deinen Kunden, Behörden oder Partnern den hohen Standard deiner PDFs bestätigt. -
Praxisnahe Leitfäden und Checklisten:
Wir stellen dir konkrete Arbeitsmaterialien bereit, damit du den Überblick behältst und deine Workflows laufend verbessern kannst. -
Langfristiger Support:
Barrierefreiheit ist keine Einmalmaßnahme. Wir begleiten dich mit kontinuierlichen Audits, Updates und regelmäßigen Fortbildungsangeboten. -
100 % gesetzeskonforme Umsetzung:
Dank unserer jahrelangen Erfahrung und engen Zusammenarbeit mit allen relevanten Stakeholdern garantieren wir dir, dass deine Dokumente vollumfänglich rechtssicher sind.
11. Abschließende Worte
Mit diesem tief recherchierten Leitfaden hast du einen praxistauglichen Fahrplan an der Hand, wie du PDF-Dokumente mithilfe von Word, InDesign und Acrobat barrierefrei aufbereitest. Die solide Struktur und idiotensichere Anleitungen helfen dir, dein Dokumentenwesen nachhaltig und gesetzeskonform aufzustellen.
Barrierefreiheit bedeutet Weitblick, Qualität und Verantwortung. Mit dem richtigen Know-how, den passenden Tools und der Unterstützung von dem IFDB – Institut für digitale Barrierefreiheit bist du optimal aufgestellt, um sowohl die gesetzlichen Vorgaben als auch die Erwartungen deiner Zielgruppen zu übertreffen.
Viel Erfolg bei der Umsetzung – und denke daran: Mit professioneller Beratung, regelmäßigen Audits und praxisnahen Schulungen bleiben deine PDF-Dokumente dauerhaft auf dem neuesten Stand und für alle Nutzer gleichermaßen zugänglich!
