Inhaltsverzeichnis
Einleitung
PDF-Dokumente gehören zu den am weitesten verbreiteten Formaten im unternehmerischen Alltag. Sie dienen als Geschäftsberichte, Produktkataloge, Präsentationen, Verträge oder Informationsmaterialien. Gerade weil sie so universell eingesetzt werden, ist ihre Zugänglichkeit von zentraler Bedeutung. Denn barrierefreie PDFs sind nicht nur gesetzlich gefordert – etwa durch den European Accessibility Act oder das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz – sie sind auch Ausdruck einer inklusiven Unternehmenskultur und digitaler Verantwortung.
Barrierefreiheit in PDFs bedeutet, dass alle Menschen, unabhängig von Einschränkungen, auf Inhalte zugreifen, diese verstehen und nutzen können. Das betrifft insbesondere blinde und sehbehinderte Personen, aber auch Menschen mit motorischen, kognitiven oder sprachlichen Beeinträchtigungen. Damit PDF-Dokumente auch mit Screenreadern, alternativen Eingabegeräten oder in adaptiven Ausgabesystemen vollständig nutzbar sind, müssen sie bestimmten technischen und gestalterischen Anforderungen entsprechen.
Dieser Beitrag erläutert umfassend, wie Unternehmen barrierefreie PDFs erstellen können – von der strukturellen Planung über die technische Umsetzung bis hin zur Qualitätssicherung. Ziel ist es, ein ganzheitliches Verständnis zu schaffen und praxisorientierte Impulse zu geben, wie Barrierefreiheit auch bei bestehenden Workflows konsequent integriert werden kann.
Warum barrierefreie PDFs notwendig sind
Viele Unternehmen arbeiten noch immer mit PDF-Vorlagen, die auf visuelle Gestaltung und Druckoptimierung ausgerichtet sind. Dabei wird häufig übersehen, dass diese Dokumente für viele Menschen nicht oder nur eingeschränkt nutzbar sind. Inhalte können von Screenreadern nicht vorgelesen werden, weil sie als Bild eingebettet sind; die Reihenfolge der Elemente erschließt sich nur visuell, nicht logisch; interaktive Felder sind nicht beschriftet oder Tabellen unverständlich strukturiert.
Gerade im Hinblick auf rechtliche Entwicklungen ist dies problematisch. Spätestens mit Inkrafttreten des European Accessibility Act im Jahr 2025 werden auch privatwirtschaftliche Akteure verpflichtet sein, digitale Inhalte barrierefrei anzubieten – und dazu zählen ausdrücklich auch PDF-Dokumente, die zum Download oder zur Informationsverteilung zur Verfügung gestellt werden. Wer dies ignoriert, riskiert nicht nur juristische Konsequenzen, sondern auch einen Reputationsverlust.
Gleichzeitig eröffnet barrierefreies Publizieren neue Chancen: Inhalte werden von mehr Menschen erreicht, Suchmaschinen können Dokumente besser indexieren, die interne Kommunikation wird inklusiver. Barrierefreiheit ist kein Mehraufwand, sondern ein Qualitätsmerkmal – vorausgesetzt, sie wird systematisch umgesetzt.
Struktur als Grundlage: Von der Konzeption zum Aufbau
Barrierefreiheit beginnt nicht mit dem Export eines Dokuments, sondern mit der inhaltlichen und strukturellen Planung. Wer barrierefreie PDFs erstellen möchte, muss bereits bei der Erstellung der Inhalte auf bestimmte Prinzipien achten. Der wichtigste Aspekt ist dabei die logische Struktur: Texte, Überschriften, Listen, Tabellen und Grafiken müssen nicht nur visuell ansprechend, sondern auch semantisch nachvollziehbar aufgebaut sein.
Eine Überschrift sollte nicht einfach nur durch eine größere Schrift dargestellt werden, sondern mit einem tatsächlichen Format für Überschriften versehen sein (etwa „Überschrift 1“ in Word). Ebenso müssen Listen über die entsprechenden Formatvorlagen gestaltet und Tabellen mit Überschriftenzeilen und klaren Zellbezügen versehen werden. Nur so lassen sich Inhalte maschinenlesbar darstellen und in sinnvolle Navigationsstrukturen übersetzen.
Auch bei der Integration von Bildern ist Barrierefreiheit zu berücksichtigen. Jedes Bild, das in einem PDF enthalten ist, muss mit einem Alternativtext versehen werden – es sei denn, es ist rein dekorativ. Der Alternativtext beschreibt dabei nicht, was optisch zu sehen ist, sondern welche Bedeutung das Bild im jeweiligen Kontext hat. Dies erfordert nicht nur technisches Wissen, sondern redaktionelles Fingerspitzengefühl.
Technische Umsetzung mit den richtigen Tools
Die Erstellung barrierefreier PDFs erfolgt in der Regel nicht manuell im Adobe Acrobat Reader, sondern durch die Kombination aus einem geeigneten Textverarbeitungssystem und einem darauf abgestimmten PDF-Export. Programme wie Microsoft Word, Adobe InDesign oder LaTeX bieten mittlerweile zahlreiche Funktionen, um Dokumente bereits während der Erstellung barrierefrei anzulegen.
Wichtig ist, dass Formatvorlagen konsistent verwendet und keine rein visuellen Layouttechniken (etwa manuelles Einrücken durch Leerzeichen oder Zeilenumbrüche) eingesetzt werden. Die korrekte Auszeichnung semantischer Elemente ist entscheidend, um den sogenannten Tag-Baum des PDFs korrekt aufzubauen. Dieser Tag-Baum ist das Rückgrat barrierefreier PDFs: Er definiert die Reihenfolge der Inhalte, ihre Hierarchie und ihre semantische Bedeutung.
Beim Export in das PDF-Format muss darauf geachtet werden, dass die Option „Dokumentstruktur für Screenreader bereitstellen“ aktiviert ist. In Microsoft Word bedeutet das, die Option „Dokument mit Tags für Barrierefreiheit speichern“ zu wählen. In Adobe InDesign muss der Export über ein barrierefreies PDF/X- oder PDF/UA-kompatibles Profil erfolgen. PDF/UA (Universal Accessibility) ist dabei der maßgebliche ISO-Standard für barrierefreie PDF-Dokumente.
Neben dem Tag-Baum ist auch die korrekte Einbindung von Metadaten, Sprachinformationen, Alternativtexten, Lesezeichen und Formularfeldern notwendig. Jedes interaktive Element – sei es ein Link, ein Formular oder eine Schaltfläche – muss klar beschrieben, benannt und in den logischen Lesefluss integriert sein.
Prüfung und Qualitätssicherung
Ein PDF gilt erst dann als barrierefrei, wenn es geprüft wurde. Dabei reicht es nicht, sich auf eine erfolgreiche Erstellung oder auf voreingestellte Exportprofile zu verlassen. Die Qualitätssicherung ist ein essenzieller Schritt – und sie sollte systematisch erfolgen. Hierfür stehen verschiedene Prüfwerkzeuge zur Verfügung, etwa der Accessibility Checker von Adobe Acrobat Pro, PAC (PDF Accessibility Checker) oder Axe Monitor.
Die Prüfung umfasst mehrere Ebenen: Zunächst die technische Validität – also ob das Dokument die Mindestanforderungen an Struktur, Tags und Metadaten erfüllt. Dann die funktionale Nutzbarkeit – etwa ob alle Elemente mit der Tastatur erreichbar sind oder ob die Lesereihenfolge stimmt. Und schließlich die inhaltliche Verständlichkeit – ob Alternativtexte sinnvoll formuliert wurden, ob die Sprache einheitlich deklariert wurde, ob keine redundanten oder leeren Elemente enthalten sind.
Besonders hilfreich ist die Simulation mit einem Screenreader wie NVDA oder JAWS. Nur durch die tatsächliche Nutzungsperspektive lässt sich feststellen, ob ein PDF in der Praxis verständlich, navigierbar und intuitiv nutzbar ist. Unternehmen, die regelmäßig barrierefreie Dokumente veröffentlichen, sollten hierfür interne Standards, Checklisten und Prozesse etablieren – idealerweise mit Beteiligung betroffener Nutzergruppen.
Organisatorische Verankerung in Unternehmen
Die Erstellung barrierefreier PDFs darf nicht als einmalige Aufgabe betrachtet werden, sondern muss strukturell im Unternehmen verankert werden. Das bedeutet, dass nicht nur Einzelpersonen geschult werden, sondern dass ganze Teams für die Anforderungen sensibilisiert und befähigt werden. Dazu gehört sowohl technisches Wissen über die PDF-Standards als auch redaktionelle Kompetenz im Umgang mit Sprache, Struktur und Visualisierung.
Unternehmen sollten zentrale Richtlinien und Styleguides entwickeln, die die Erstellung barrierefreier Dokumente regeln. Diese sollten für alle Dokumenttypen gelten – vom Geschäftsbericht bis zur Event-Einladung. Je nach Arbeitsumgebung kann dies durch Vorlagen, automatisierte Prüfprozesse oder zentrale Ansprechpersonen unterstützt werden.
Eine Schlüsselrolle spielt auch die Auswahl geeigneter Softwarelösungen. Nicht alle Tools sind in der Lage, barrierefreie PDFs zu erzeugen. Wer auf veraltete Programme, inkompatible Layoutsysteme oder proprietäre Exporte setzt, riskiert, dass selbst gut strukturierte Inhalte beim Export ihre Zugänglichkeit verlieren. Ein standardisiertes Toolset – ergänzt durch regelmäßige Updates und Weiterbildung – schafft die Voraussetzung für eine nachhaltige Umsetzung.
Fazitlos
Barrierefreie PDFs sind kein technischer Luxus, sondern ein gesellschaftlicher Auftrag und unternehmerischer Erfolgsfaktor. Sie ermöglichen Teilhabe, vermeiden Diskriminierung und schaffen Vertrauen. Unternehmen, die heute in barrierefreie Dokumente investieren, handeln nicht nur konform mit zukünftigen rechtlichen Anforderungen, sondern zeigen auch, dass digitale Verantwortung mehr ist als Design – nämlich Zugang für alle. Eine professionelle Umsetzung beginnt bei der Struktur, erfordert das richtige Werkzeug und lebt von kontinuierlicher Prüfung. So wird Barrierefreiheit zur Selbstverständlichkeit im digitalen Alltag.
